El realizar un festival musical de radio no es una tarea nada sencilla, por ello te recomendamos que te rodees del mejor equipo, el cual tenga muchas ideas creativas y a su vez sean proactivos. De esta forma podrás concretar este tipo de conciertos que inician como sólo una idea en la mente del director artístico o de cualquier otro ejecutivo de la radio.
A continuación hemos preparado los nueve puntos que en radioNOTAS pensamos que pueden ser bastante útiles como guía al momento de planificar tu próximo festival. Ten en cuenta que los temas por atender pueden variar de emisora a emisora, sin embargo, estos son los que por lo regular se siguen en la organización de eventos masivos:
- Definir los objetivos al hacer este evento y la fecha del mismo
El saber para qué quieres hacer un evento es primordial; ya sea para aumentar tu rating, para que más gente conozca tu emisora, para obtener anunciantes, o simplemente para celebrar el aniversario de tu estación. De la misma forma elige la fecha tentativa.
- Decidir cuánta gente quieres que esté presente
Esto te ayudara en el punto tres, primero tienes que definir una lista posible de artistas invitados y con base en eso podrás proyectar cuanto público puede haber en tu evento.
- Eligir el venue adecuado
Una vez que hayas decidido cuánta gente quieres invitar a tu evento, analiza qué opciones de recintos en tu ciudad pueden albergar esa capacidad de personas. Luego elige el que más convenga.
- Establecer un presupuesto para pre-producción, producción y post-producción
¿Cuánto va a costar la renta del equipo necesario para tu evento, incluyendo la renta del lugar donde se llevará el evento? Preguntas como éstas debes hacerte para definir cuál es el costo total de tu evento. Nunca olvides incluir los gastos por permisos con las autoridades pertinentes.
- Contactar a los representantes de los artistas y pacta la fecha
Ya que hayas definido el lugar y el presupuesto, contacta a los representantes de los artistas que quieres invitar. De esta forma podrás armar el cartel adecuado para el día de tu evento. Ten en cuenta que las negociaciones son tardadas, por lo que en ocasiones te recomendamos iniciarlas entre 8 a 10 meses antes de la fecha.
- Definir el orden en el que se presentarán los invitados y define cuántas canciones interpretarán
Con base en las agendas de tus invitados, comienza con la planeación logística de tu evento; esto incluirá el saber en qué orden van a presentarse los artistas, qué canciones cantarán y cuáles son las peticiones que cada uno de estos tiene.
- Buscar patrocinadores
El buscar patrocinadores ayudará a que más fácilmente puedas cubrir los gastos que se generarán por tu evento masivo. Este punto te recomendamos que lo hagas con 6 meses de anticipación.
- Contratar seguridad
El tener quien resguarde a tu equipo de radio, a los artistas y a tu público es primordial. Algunos venues tienen paquetes en los que ya se ofrece la seguridad necesaria para el día del evento.
- Hacer una campaña de publicidad para que tu público se interese por tu festival
El momento de dar difusión a tu evento llegó, con ello tendrás que revelar tu elenco y ciertas dinámicas para que las personas puedan ganar accesos. Este punto es esencial también para lograr un mejor posicionamiento de tu emisora.
