Hagamos eventos inolvidables para los oyentes y para los clientes.
Ya estamos acostumbrados a que los clientes que anuncian en la radio piden algo diferente, algo más allá que las simples cuñas comerciales.
Los remotos son sólo una de las muchas cosas que la radio puede hacer mejor que el streaming, la televisión o los periódicos. Podemos hacerlos de manera más económica y más a menudo. Pero todos tenemos que trabajar duro para mantener esta ventaja.
Sin embargo, muchas veces no nos damos cuenta de que, más allá de cumplir con un compromiso comercial, lo que tenemos es una gran oportunidad de conectarnos con nuestros oyentes y de mostrar nuestra marca.
Pero no todas las emisoras lo hacen bien. Nada más aburrido que llegar a una transmisión remota y ver la unidad móvil estacionada, obstruyendo el paso de la gente, y el animador encerrado en la silla delantera mirando su smartphone a puerta cerrada esperando a que le den el cambio.
¿Cómo mejorar estas transmisiones? A continuación presento algunas ideas ofrecidas por el neozelandés Chris Byrnes, Presidente de la empresa consultora Byrnes Media, que le permitirán a usted lograr que su próximo remoto se convierta realmente en un gran evento, y que la gente se vaya contenta con respecto al producto del cliente y su emisora.
Aquí están los 12 consejos para producir una transmisión remota exitosa:
Elabore un formato con el ‘brief’ promocional: Diseñe uno que sea fácil de llenar pero que cubra todas las bases, e insista en que se llene uno por cada evento en que se involucre la emisora. Este formato será entonces distribuido y firmado por toda la gente involucrada en aprobar el evento. Una vez aprobado, use este formato para desarrollar un plan de acción, delegar responsabilidades y asegurarse de que todos conozcan las fechas de cierre.
La meta del remoto: El objetivo del remoto debe estar claramente escrito y todos los involucrados en él deben estar de acuerdo, especialmente el cliente. De esta forma usted sabrá si fue exitoso ante los ojos del cliente. No permita que la emisora falle en un evento porque la meta resulte imposible de realizar. Si el cliente vende normalmente 20 autos al mes y se plantea vender 50 autos en un remoto de tres horas, es muy difícil lograr el éxito, usted tendrá un cliente insatisfecho y quizás pierda futuros negocios con él. Y lo peor: Es probable que ni siquiera le pague el evento. Por esto es mejor visitar al cliente y pactar metas obtenibles; si no es así, es preferible no hacer la venta.
El menú de oportunidades: Haga tratos con artistas locales y haga una lista de opciones para que sus clientes escojan. Consígase un payaso, un pintor de rostros, una banda musical local que haga covers. Si su cliente quiere hacer un evento espectacular, haga todo lo posible para que así sea. Él pagará los gastos adicionales y su remoto saldrá mucho mejor.
La apariencia de su evento: El diseño de su remoto debe reflejar la imagen de su emisora y ser atractivo para su público objetivo. Muestre su marca todo lo que pueda en los eventos. Ponga una mesa de sándwiches con el logo de su emisora, fotos de los talentos y sus nombres bien visibles. No todo el mundo sabe cómo lucen sus personajes, y algunos oyentes estarán interesados en conocerlos.
La visita antes del remoto: Este es quizás el consejo más importante de este artículo. Insista en que el ejecutivo de ventas, el gerente de promoción y el talento al aire visiten el local del cliente unos días antes del evento. Usted se sorprenderá de la cantidad de pequeños problemas que se ahorrará. Encuentre el mejor sitio para ubicar los anuncios de su emisora y del cliente; localice las tomas de energía, teléfonos o internet. Discuta con el cliente cuáles son sus expectativas y qué será lo que va a pasar ese día. También es bueno reconfirmar con el cliente los objetivos del evento. Esto le demostrará al cliente que su emisora se preocupa por su empresa y que desea que el evento sea exitoso.
Personal extra: Esto depende del evento, pero si se necesita personal extra, asegúrese de que estén vestidos con ropa de la emisora y que se vean bien. Pero aquí es donde la mayoría de emisoras fallan. Asegúrese de que ellos sepan cuál es su papel y qué es exactamente lo que se espera de ellos. La razón principal por la que el personal de su emisora muchas veces no quiere ir a un remoto es que no saben qué hacer durante el evento y se la pasan por ahí parados. Presupueste algo de dinero en el costo del remoto para conseguir algunos obsequios. Tenga una ‘Rueda de la Fortuna’ o haga que los visitantes llenen una base de datos para rifar premios. Explíquele todo al personal y tenga un derrotero de las actividades que se van a realizar durante el remoto, para que todos se vean involucrados en él.
Los reportes: ¿Cuántas veces ha visto que un remoto empieza a las 10 a.m., con la primera salida al aire en el minuto 40, y que no pase nada hasta las 11 a.m.? Ya para esta hora el cliente estará nervioso y convencido de que la radio no funciona para él. Más bien tenga grabaciones de los talentos que comiencen a sonar desde las 9:40 am, invitando a su público a que asista al evento.
Una buena idea es que uno de los animadores grabe con anticipación una ‘salida al aire’ que diga: “Estoy saliendo de la emisora y me dirijo al estacionamiento del centro comercial XXX. Le daré un billete de X dólares al que sea capaz de llegar allí antes que yo”. Asegúrese, eso sí, de que cuando suene esa grabación, el animador ya se encuentre en el sitio de transmisión, aunque ocasionalmente puede permitir que alguien gane. De esta forma, es posible que el cliente quede muy impresionado al ver que llegan 50 personas 5 minutos antes de comenzar la transmisión. En pocas palabras, planee las salidas al aire de tal manera que funcionen tanto para la emisora como para el cliente.
Lo que pasa al aire: Aquí viene una recomendación. Grabe una presentación estándar de 15 segundos y deje una ‘cola’ de música instrumental que sirva de ‘cama’. La ‘cola’ debe tener la duración exacta de lo pactado con el cliente, de forma que el animador no se extienda más de lo necesario. De esta manera eliminará la charla innecesaria entre el locutor que está en cabina y el que está en el remoto.
Revise las salidas al aire de sus locutores ocasionalmente para asegurarse de que están vendiendo los beneficios de cada remoto de una manera efectiva. Algunas veces se subvalora la necesidad de crear un libreto con las razones importantes por las que los oyentes deberían asistir de inmediato al local del cliente.
Suministre regalos de merchandising para los oyentes: Mande a hacer calcomanías; distribuya el boletín de su emisora; regale tazas, imanes o llaveros con el logo de su emisora. Por favor, no pierda la oportunidad de que los oyentes potenciales de su emisora se vayan sin llevarse algo de ella.
Filme el evento: Tome algunas fotos, y en los eventos grandes, grábelos en video. Suba este material a sus redes sociales y entregue las mejores imágenes a su cliente para que él también lo haga. Tome también una foto de su cliente al lado del locutor –con el logo o la camioneta de su emisora de fondo– para que la publique.
Elabore un formato de ‘feedback’ del cliente: Al final del remoto, invite al patrocinador a que llene una encuesta de satisfacción. Esta encuesta califica el evento en general, el personal que asistió, el equipo técnico y los resultados obtenidos. También pregunta, “¿Este remoto llenó o superó sus expectativas del evento?”. Pregunte lo que no les gustó y cómo se podría mejorar. Si hubo algún problema, luego de leer la encuesta usted podrá volver donde el cliente y arreglar las cosas, así como aprender para la próxima vez.
Hay que estar preparado y solucionar los problemas tan pronto como suceden. De esta forma, es posible que usted tenga un cliente leal y satisfecho de por vida. Lo peor que puede pasar es que tenga que repetirle el evento al cliente sin costo para él.
Una de las preguntas del formato debería decir, “¿Está planeando un nuevo evento para los próximos tres meses?” Si la respuesta es “si”, su departamento de ventas puede cerrar de una vez el negocio, aprovechando que el cliente todavía está feliz con el remoto recién realizado y antes de que su competidor llegue y le quite la oportunidad. Cuando reciba el reporte, pídale al cliente que escriba un testimonio acerca de lo bien que le fue y añádalo a su perfil de ventas exitosas.
El análisis posterior: Después de cada evento, reúna a todo el personal involucrado y haga una pequeña reunión. Anote lo que salió bien, lo que pudo haber salido mejor y todo lo que se podrá mejorar la próxima vez. De esta forma, usted estará construyendo una mejor oportunidad comercial para su próximo evento.
Conclusión: Los remotos son una excelente herramienta para traer ingresos a su emisora, pero especialmente para dar a mostrar su marca e interactuar con sus oyentes. No desperdicie esta oportunidad. Haga todo lo posible para que esta sea una experiencia inolvidable para su cliente y oyentes.
