Reúnase, pero no caiga en la ‘reunionitis’

Quienes me conocen, quienes han trabajado a mi lado, sabrán que me gusta reunirme con la gente. Soy un creyente ferviente de que la comunicación es clave si se quiere hacer un buen trabajo en equipo.

Me gusta saber si todos tienen claro el formato de la emisora, por qué se toca determinada música, por qué no suenan algunos géneros musicales, por qué se debe hablar de ciertas cosas, por qué se va a hacer determinado evento, campaña o promoción, por qué hay canciones que suenan más veces que otras, por qué se contrató a un nuevo talento o se movió de horario determinado programa.

Me gusta recordarles a todos cuál es el público al que debemos hablarle, cómo podemos saber qué hacer para complacer a esos oyentes, cómo monitorear concienzuda y racionalmente a la competencia.

Me gusta conocer en la propia voz de mis compañeros cuáles son las tendencias sociales, musicales, artísticas, culturales. Qué eventos se están realizando, cuáles son los sitios y tendencias de moda, de qué está hablando la gente, qué cambios se están produciendo en la música y en el consumo de los medios.

Me gusta promover el trabajo en equipo, que todos estén enterados de lo que están haciendo los demás. Me gusta que se ventilen los posibles problemas que se pueden presentar cuando hay una convivencia en un lugar de trabajo, más aún en una emisora, donde se pasan horas encerrados en una cabina.

También me gusta que la gente que trabaja en una emisora entienda que no está sola, que hace parte de una empresa donde hay mucha gente trabajando para asegurarse de que el trabajo de los talentos al aire y el área de producción tengan todos los elementos necesarios para poder realizar su trabajo sin complicaciones.

Y, obviamente, también me gusta que entiendan que su trabajo no solo está enfocado en los oyentes sino en beneficio de la empresa para la que están trabajando. Esa empresa los ha contratado porque espera obtener beneficios de esa ‘negociación’, y una reunión es un buen momento para recordarle a la gente que, si bien el trabajo en radio es entretenido y divertido, finalmente hay que entender que la inversión que se ha hecho en cada talento debería entregar en retorno un beneficio medible para la empresa.

En definitiva, hay muchos temas que tratar en una reunión con el personal de la emisora.

¿Qué se pretende?

Estas reuniones no deben ser solo para cumplir con un requerimiento de la empresa, sino que deben usarse como una herramienta estratégica para mantener la emisora alineada con sus objetivos, mejorar la calidad del contenido y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo.

Las reuniones con el personal de la emisora deben hacerse para mantener a todos enfocados en los mismos objetivos, como aumentar la audiencia, mejorar el engagement o lanzar nuevos segmentos.

También hay que ver que este es un espacio donde el equipo pueda compartir ideas, preocupaciones y sugerencias y promover un ambiente de trabajo en equipo donde todos se sientan escuchados y valorados.

Obviamente es la oportunidad para identificar y abordar obstáculos que puedan estar afectando el desempeño del equipo o la calidad de la programación y, especialmente, buscar soluciones en conjunto antes de que los problemas se vuelvan críticos.

Cómo deben ser esas reuniones

El objetivo principal de las reuniones con el personal es asegurar que todos estén en la misma página, fomentar la comunicación abierta y resolver cualquier problema que pueda estar afectando el desempeño del equipo.

También son una oportunidad para reconocer logros, compartir actualizaciones importantes y fomentar la colaboración.

Frecuencia y duración

Cuando trabajé en Caracol Radio en los años 90, recuerdo algunas reuniones que duraban horas, en las que se discutían diferentes temas sin un orden particular y terminaban convirtiéndose en charlas de café, llenas de anécdotas, bromas y chistes, muchas veces sin resultados concretos.

Y probablemente yo era uno de los culpables.

Pero a inicios de los años 2000, cuando el grupo español Prisa tomó las riendas de esta empresa, hubo varios cambios de visión y manejo, y algo que me llamó la atención fue la forma como se realizaban las reuniones, especialmente con el Director General, que lo primero que hacía al comenzar era activar su cronómetro.

De esta forma se aseguraba de que no se dieran muchos rodeos y los temas se trataran de manera concreta.

La frecuencia ideal depende de las necesidades del equipo, pero en general, una reunión semanal es suficiente para mantener a todos informados y alineados. Para equipos más dinámicos o proyectos intensivos, podría considerarse reuniones bisemanales.

Las reuniones no deberían durar más de 30 a 45 minutos. Si se necesita más tiempo, considere dividir la reunión en sesiones más cortas o agendar una segunda reunión para temas específicos.

Temas por tratar

Una reunión no debe ser errática, sin rumbo, improvisada y esperando a ver qué temas van apareciendo a lo largo de la conversación. Por el contrario, debe haber una agenda muy bien definida y que se aplique de manera uniforme en cada ocasión.

Esto permite a los asistentes preparar sus informes y tareas y manejar los tiempos de una manera más racional. Obviamente debe haber un espacio para discutir temas que no están dentro de la agenda habitual o que surgen en el último minuto.

Entonces, ¿de qué se debe hablar en estas reuniones semanales?

1. Actualizaciones y novedades: Informar sobre cualquier cambio en la programación, nuevos proyectos o ajustes en la estrategia.
2. Revisión de métricas: Analizar los indicadores clave de desempeño (KPIs) para evaluar el progreso hacia los objetivos.
3. Problemas y soluciones: Identificar cualquier obstáculo que el equipo esté enfrentando y buscar soluciones en conjunto.
4. Reconocimiento: Celebrar los logros individuales y del equipo para mantener la moral alta.
5. Feedback: Proporcionar y recibir retroalimentación constructiva.
6. Planificación: Discutir los próximos pasos y asignar tareas específicas.

Cómo hacerlas más entretenidas

No es ningún secreto que, a la mayoría de las personas, especialmente a la gente creativa y talentosa que disfruta más ‘haciendo’ que ‘planeando’, estas reuniones pueden resultar aburridas, y muchas veces tratan de evitarlas.

Es fácil ver su cara de alivio cuando, por algún motivo, se suspende o se aplaza la reunión.

Sin embargo, y como lo he explicado arriba, estas reuniones son muy importantes y necesarias, y no se debe romper la rutina. Es un tema de disciplina y orden.

Pero esto no significa que las reuniones no puedan ser entretenidas, sin necesidad de convertirlas en una sesión de chismes, bromas y anécdotas. Finalmente, trabajamos en el mundo del entretenimiento, y seguramente se nos ocurrirán ideas para hacerlas más llevaderas.

¿Cómo lograr que las reuniones sean menos aburridas?

1. Variedad en el formato: Alterne entre reuniones formales e informales. Usted puede incluir dinámicas interactivas, poner a alguien diferente a manejar la reunión, realizarla en un sitio diferente al habitual.
2. Participación activa: Fomente la participación de todos los miembros del equipo. Puede usar técnicas como lluvia de ideas o discusiones en pequeños grupos.
3. Visuales atractivos:  Prepare presentaciones audiovisuales (un video, un corto fílmico, gráficas interactivas, alguna grabación llamativa, etc.)
4. Historias y ejemplos: Comparta anécdotas o casos de estudio relevantes que ilustren los puntos clave. Comparta resultados de investigaciones de mercado.

Cómo organizar y gestionar las reuniones semanales

Como dije arriba, es preferible tener una metodología, una especie de escaleta o formato que permita hacer la reunión en orden y de manera lógica, que permita que todo fluya de manera natural y al punto, que se cubran todos los puntos importantes de manera eficiente y que no se desvíen del objetivo. Un orden sugerido podría ser:

1. Apertura (2-3 minutos):
   • Breve saludo y reconocimiento del equipo.
   • Revisión rápida de la agenda.
2. Actualizaciones y novedades (5-7 minutos):
   • Información sobre cambios en la programación, proyectos o estrategias.
   • Noticias relevantes para el equipo.
3. Revisión de métricas (5-10 minutos):
   • Presentación de los indicadores claves de desempeño (KPIs) (audiencia, engagement, etc.).
   • Análisis breve de lo que está funcionando y lo que no.
4. Problemas y soluciones (10-15 minutos):
   • Identificación de obstáculos.
   • Discusión colaborativa para encontrar soluciones.
5. Reconocimiento y feedback (5 minutos):
   • Celebrar logros individuales y del equipo.
   • Dar y recibir retroalimentación constructiva.
6. Planificación y cierre (5-10 minutos):
   • Asignación de tareas y responsabilidades.
   • Confirmación de los próximos pasos.
   • Cierre motivacional.

Formato de la reunión

Un formato estructurado facilita los pasos a seguir y asegura que no se olviden temas importantes. Aquí presento un ejemplo de formato:

Ahora, lo que no puede pasar es que haya una reunión, se discutan diferentes temas, y la gente sale, se va y no recuerda qué se habló, cuáles son las conclusiones obtenidas y las tareas que se fijaron y las fechas para cumplirlas.

Por eso es necesario realizar una acta o minuta de cada reunión que, además, servirá de base para comenzar la reunión siguiente.

Además, estas actas o minutas sirven como registro oficial, permitiendo de esta forma mantener un registro histórico de los cambios y decisiones importantes concretados en dichas reuniones, y facilitan el seguimiento de las decisiones y tareas asignadas.

Estas actas deben incluir:

• Fecha y hora de la reunión.
• Asistentes.
• Puntos tratados.
• Decisiones tomadas.
• Tareas asignadas (con responsables y plazos).

Lo ideal es que las minutas las elabore un asistente o un miembro del equipo designado (por ejemplo, un coordinador o secretario). Si no hay alguien específico, puede rotarse esta responsabilidad entre los miembros del equipo.

Estas actas deben estar a disposición de todos los participantes, de forma que puedan consultarlas cuando lo consideren necesario, especialmente para recordar cuáles tareas les corresponden y cuáles son los plazos fijados para cumplirlas.

Seguimiento

El seguimiento es fundamental para garantizar que las decisiones se implementen y las tareas se completen. Aquí explico cómo hacerlo:

1. Lista de tareas:
   • Al final de la reunión, se debe crear una lista de tareas con responsables y fechas límite.
   • Esta lista debe compartirse con todo el equipo (por correo o por alguna herramienta colaborativa como Trello, Asana o Google Docs).
2. Revisión en la siguiente reunión:
   • En la próxima reunión, dedique 5 minutos a revisar el progreso de las tareas asignadas.
   • Pida a los responsables que informen brevemente sobre el estado de sus tareas.
3. Herramientas de seguimiento:
   • Use herramientas como Trello, Asana o Monday.com para gestionar y monitorear las tareas.
   • Estas herramientas permiten asignar tareas, establecer plazos y recibir notificaciones.
4. Responsabilidad compartida:
   • Fomente una cultura de responsabilidad en el equipo. Cada miembro debe sentirse comprometido con las tareas asignadas.

Ejemplo de un acta o minuta

Fecha: 21 de febrero de 2025
Hora: 10:00 AM
Asistentes: Juan (Director), María (Locutora y Redes), Pedro (Productor), Laura (Presentadora)

Consejos finales

• Agenda clara: Tenga siempre una agenda definida y compártala con anticipación para que todos puedan prepararse.
• Puntualidad: Comience y termine a tiempo. Si es necesario, active un cronómetro. Esto hará que todos entiendan la importancia de ser breves y directos. Respete el tiempo de todos.
• Seguimiento: Después de la reunión, envíe un resumen de los puntos clave y las acciones acordadas.

Conclusión

Aunque muchos ven las reuniones como una molestia y hasta las consideran una pérdida de tiempo, si se realizan bien se puede lograr muchos beneficios tangibles, porque se obtienen resultados concretos mediante decisiones claras y acciones específicas que se implementarán después de la reunión, así como tareas asignadas con responsables y plazos definidos.

Las reuniones sirven para identificar áreas de mejora en la programación y en el trabajo del equipo y permiten que se implementen cambios basados en las ideas expresadas durante la reunión y permiten que todos los miembros del equipo salgan con una comprensión clara de lo que se espera de ellos.

La participación activa permite que todos los miembros del equipo contribuyan con ideas, feedback y soluciones y hace que se sientan que los están teniendo en cuenta y que no son unos simples espectadores donde el único que actúa y toma las decisiones es el jefe.

Y algo muy importante: estas reuniones permiten que se compartan abiertamente los éxitos, desafíos y oportunidades, no solo de la empresa o de la emisora sino de la misma gente que trabaja en ella.