¿Qué es el ‘Orden de Pase’ al programar una emisora y cómo funciona?

El ‘Orden de Pase’ es una de las funciones más incomprendidas de los softwares de programación musical, pero es clave para lograr una secuencia óptima de las canciones.

Al principio no es fácil comprender este concepto y la explicación es un poco complicada, así que le recomiendo leer con mucha atención. Aunque es difícil de explicarlo por escrito procuraré hacerlo con el mayor detalle posible.

En mayo de 1988, junto a mi mejor amigo y colega Donnie Miranda, decidimos viajar a Las Vegas, en los Estados Unidos, para asistir a la Convención de la NAB (National Association of Broadcasters o Asociación Nacional de Difusores de Medios).

Aprovechamos ese viaje para visitar las emisoras Y-100, Power 96 y Hoy 105 de Miami y Z-100 y Power 95 de Nueva York. Allí tuvimos la fortuna de reunirnos con disc-jockeys y programadores para hablar, entre otras cosas, de la forma como hacían la programación musical, y nos encontramos con un denominador común: todas estaban usando el software de programación Selector.

Estando en Nueva York nos quedaba fácil viajar a Scarsdale, una pintoresca población de solo 15 000 habitantes al norte de la Gran Manzana, así que tomamos un tren y llegamos a la sede de RCS Networks, una casa con el tradicional aspecto del sector, donde fuimos recibidos por el creador del software y dueño de la empresa, el señor Andy Economos.

Con toda la paciencia del mundo, Economos nos mostró orgulloso el producto que había inventado 9 años atrás y que se había convertido en el estándar de la industria. Para esa época, hace 33 años, ya muchas estaciones de radio en los Estados Unidos usaban ese software para programar sus canciones, y nosotros no dudamos ni un instante en pedir una demostración. Un mes después, ya lo habíamos comprado.

En Veracruz Estéreo, la emisora de Medellín que codirigíamos, desde hacía dos años atrás veníamos utilizando un sistema de rotación de canciones que yo había perfeccionado luego de un profundo análisis de la forma como rotaban las canciones en emisoras de Nueva York.

Ese diseño lo llevamos a un software muy elemental pero efectivo, y terminó siendo usado no solo por Veracruz Estéreo sino también por 88.9 La Superestación de Bogotá y por las emisoras del sistema Radioactiva de Colombia. Muchos que trabajaron conmigo en esa época recordarán los nombres de las categorías y rotaciones: Potente, Pesada, Ligera, Recurrente y Oldie.

Sin embargo, ese software no tenía punto de comparación con Selector.

En Veracruz Estéreo, luego de comprar el software, el problema inicial fue que, sin existir internet, y con las dificultades y costos de hacer llamadas al exterior existentes en los años 80, nunca tuvimos una capacitación para su manejo. Claro, venía un manual, pero era un mamotreto de cientos de páginas en inglés, con un lenguaje muy técnico y difícil de entender para nosotros.

Además, el programa estaba creado en DOS, y para finales de los años 80 no era común encontrar computadores en los sitios de trabajo. Además, pocos sabían cómo usar uno. En mi caso personal, mis conocimientos eran mínimos.

Pero más allá de la dificultad de entender su manejo, lo que realmente nos costó más trabajo fue entender claramente cómo era la forma en la que se programaban las emisoras en Estados Unidos, muy diferente a como se acostumbraba a hacer en Colombia.

Cómo programaban los estadounidenses

Para resumir: en Estados Unidos, antes de Selector, para cada canción se creaba una tarjeta con el título, el intérprete, la duración y el ritmo.

Esas tarjetas se agrupaban en unos pequeños cajones de acuerdo con algunas características comunes o ‘categorías’. En el caso de las emisoras de éxitos contemporáneos, las categorías contenían canciones nuevas o antiguas de alta, media o baja repetición.

En la pared, frente a la consola, se pegaba un cartel grande que mostraba el orden o secuencia en la que cada categoría estaba representada en la hora. Ese orden se dibujaba en un «Hot Clock» o ‘reloj’.

De esta forma, el disc-jockey de turno miraba cuál categoría venía en esa secuencia, miraba el cajón correspondiente y sacaba la tarjeta que estaba al frente. Buscaba el disco correspondiente, lo ponía a sonar y esa tarjeta la mandaba a la parte de atrás del cajón. Así se aseguraba una rotación de todas las canciones de cada categoría.

Esta fue la base del software que habíamos creado en nuestra emisora de Medellín, pero se presentaban varios problemas: era muy posible que se presentaran, seguidas, dos canciones de un mismo artista; dos canciones muy lentas; dos canciones de un mismo artista dentro de la misma hora; que una canción sonara a la misma hora de ayer, y como estos, muchos problemas más.

Allí es donde Selector mostraba todo su potencial, ya que mediante el uso de reglas y restricciones podía manejar muchas de esas situaciones de manera exitosa. Y su lógica fue tan impactante que terminó siendo la base de softwares como Powergold, Music Master, Music1 y muchos otros.

Cómo se crea la rotación de las canciones

Digamos que todo lo anterior tiene su lógica y, de alguna manera, podíamos manejarlo de forma manual con nuestro software. La responsabilidad de que estos errores no se produjeran al aire recaía en el disc-jockey, quien debía cambiar, a su criterio, las canciones que presentaban problemas.

Pero lo que yo no sabía, lo que nadie acostumbraba a hacer en nuestro medio, y lo que probablemente diseñó el señor Economos, es la forma de secuenciar las categorías a lo largo del día, la semana o el mes. Una solución brillante para evitar los problemas mencionados atrás.

Cuando uno piensa en la creación de una playlist para un día, lo que más fácil se nos ocurre es arrancar por la primera canción, la que deberá sonar a las 00:00 horas. Luego programaremos la segunda canción, es decir, la que debería sonar a las 00:04 horas, aproximadamente. De esta forma, vamos creando esa lista de canciones hasta llegar a las 23:59 horas del día.

Eso también tiene su lógica, y así es como acostumbran trabajar en nuestro país los programadores tradicionales de todo tipo de emisoras musicales. Sin embargo, esa forma de secuenciar las canciones es la que crea los problemas.

Supongamos que a las 00:00 horas arranco con una canción ‘recurrente’, es decir, un éxito de hace unos 6 meses o un año, y que la segunda canción es un éxito del momento. Ahora supongamos que ambas canciones son de un mismo artista y no quiero que eso suceda. ¿Cuál debo reemplazar?

En mi caso, y tratándose de una emisora de éxitos actuales, reemplazaría la ‘recurrente’ por una canción de otro artista y le daría prioridad al éxito del momento.

Aunque eso suena fácil, situaciones similares se pueden presentar muchas veces a lo largo del día, así que hay que decirle al software cómo manejar esos problemas.

El orden de Pase

Y aquí es donde entra en juego lo que Selector y Music Master llaman el ‘Pass Order’ (Orden de Pase) y que Powergold llama ‘Plot Number’ (Número de Orden).

El secreto está aquí: Selector y los softwares de programación similares no programan canción por canción a lo largo del día sino categoría por categoría. Me explico:

El siguiente ejemplo no representa una programación ideal y solo lo presento con fines explicativos.

En este ejemplo solo contaremos con 4 categorías:

• ÉXITOS – Los éxitos del momento. Tendrá 7 canciones.
• RECIENTES – Acaban de ser éxitos (últimos 6 meses) Tendrá 21 canciones.
• FUTUROS – Se van a convertir en éxitos. Tendrá 15 canciones.
• RECURRENTES – Éxitos de 6 meses hacia atrás. Tendrá 135 canciones.

Insisto: este es solo un ejemplo ilustrativo. Una emisora seguramente tendrá otra estrategia de programación, incluyendo otras categorías y números de canciones diferentes.

Ahora, con base en lo anterior, definiremos cuántas canciones de cada categoría sonarán en cada hora:

• ÉXITOS – 3 canciones.
• RECIENTES – 3 canciones.
• FUTUROS – 2 canciones.
• RECURRENTES – 4 canciones.

TOTAL – 12 canciones cada hora.

Lo que viene a continuación es crear el ‘reloj’ de programación, es decir, definir el orden en el cual se acomodarán las canciones de cada categoría dentro de una hora normal.

En nuestro caso, y suponiendo que en una hora podemos tocar 12 canciones, la secuencia de canciones en el reloj quedaría así:

• RECURRENTE
• ÉXITO
• RECIENTE
• FUTURO
• RECURRENTE
• ÉXITO
• RECIENTE
• FUTURO
• RECURRENTE
• ÉXITO
• RECIENTE
• RECURRENTE

Recordemos: al momento de programar, Selector (o su software de programación favorito) buscará la primera canción disponible de cada categoría y, si no encuentra restricciones, tratará de programarla.

Aquí es donde empiezan a presentarse los problemas.

Supongamos que, si se fuera a hacer la programación de la manera habitual, el software buscaría la primera canción disponible en la categoría RECURRENTE. Digamos que es “Cumbiana” de Carlos Vives, un éxito de 2020.

Luego, siguiendo la secuencia, debería programar un ÉXITO, pero supongamos que la primera canción disponible es “Besos en cualquier horario”, la más reciente de Vives, y hemos creado la restricción de ‘Artista’, es decir, le hemos dicho al software que no queremos que suenen pegadas dos canciones de un mismo intérprete.

¿Cuál de las dos canciones debería sonar? ¿Cuál debería desechar?

Por ser una emisora de éxitos actuales, es de suponer que debería dejar la canción nueva y rechazar la del año pasado, pero ¿cómo lograrlo?

Aquí es donde entra en juego esa mágica herramienta llamada “Orden de Pase”.

Para que funcione, toca asignarle a cada categoría un ranquin, un escalafón, decirle al software cuál es la categoría que quiero que programe primero a lo largo del día, cuál será la segunda, la tercera y las demás.

En nuestro caso vamos a asignarles el siguiente Orden de Pase a las 4 categorías:

1 – EXITOS

2 – FUTUROS

3- RECIENTES

4 – RECURRENTES

¿Por qué ese orden? ¿Por qué no darle el Orden de Pase 1 a la categoría de RECURRENTES?

Veamos:

Si en mi Orden de Pase pongo primero la categoría de ÉXITOS, al momento de generar la programación de todo un día lo primero que hará Selector es programar solamente las canciones que estén en esa categoría.

Es decir, en la primera hora solo programará primero los 3 ÉXITOS que definí en el reloj. Luego pasará a la segunda hora y programará los 3 ÉXITOS siguientes, y continuará así sucesivamente hasta terminar el día.

Para mayor claridad, hasta ese momento todavía no ha programado canciones de las demás categorías. Solo las de la categoría ÉXITOS, que tiene el Orden de Pase 1.

Cumplida esa labor, el software procederá a programar las canciones incluidas en la categoría a la que le di el Orden de Pase #2. En nuestro ejemplo es la categoría FUTUROS.

El software comenzará a programar las 15 canciones que hay en esta categoría. En la primera hora programará las 2 primeras canciones. A la 1 de la madrugada programará las siguientes 2 canciones. A las 2 de la mañana programará las otras 2 y así continuará hasta llegar a la franja de las 23 horas (de 11 a 12 de la noche).

Ahora, supongamos que en la franja de las 7 de la mañana ya había programado un ÉXITO de Carlos Vives, y al momento de programar los FUTUROS se encuentra con una canción nueva de ese mismo artista.

Si se tiene activada la restricción de Artista, lo más probable es que el software no programaría la nueva canción de Vives a esa hora. Respetaría el ÉXITO por tener el Orden de Pase 1 y buscaría la siguiente canción disponible en esa misma categoría.

Aquí queda demostrada la importancia de asignar ese ‘Orden de Pase’ a las categorías.

¿Cómo decido cuál orden les asigno a mis categorías?

Al momento de programar, como expliqué más arriba, Selector o cualquier software de programación mira cuál es la primera canción disponible de cada categoría. Si esta canción se encuentra con una restricción y no puede ser programada, Selector mirará la siguiente canción de esa categoría. Si esta también tuviera alguna restricción (de ritmo, de artistas, de día de ayer, etcétera) se va a mirar la tercera canción de esa misma categoría, y así seguirá hasta que encuentre una que no tenga restricciones.

Como era de esperarse, mientras más canciones haya en una categoría, más fácil le quedará a Selector buscar la canción ‘perfecta’. Y, por el contrario, mientras menos canciones haya en una categoría, más difícil será que escoja una buena canción.

Imagine que usted le da el Orden de Pase 4 a la categoría de ÉXITOS. Sabiendo que solo hay 7 canciones y que es la última categoría en ser programada, es muy probable que encuentre una gran cantidad de restricciones al momento de su programación, y el problema es que solo tendría 7 canciones de dónde escoger.

Por esta razón, lo ideal es que las categorías con menos canciones sean las que programe primero, ya que encontrarán menos restricciones al momento de ser programadas. De la misma forma, el Orden de Pase más alto deberá asignárseles a las categorías donde haya un mayor número de canciones.

En vista de lo anterior, supongo que usted ya habrá comprendido que la categoría con el Orden de Pase 1 no necesita ningún tipo de restricción, puesto que cuando va a ser programada, el ‘tablero’ estará completamente vacío, es decir, las canciones de esta categoría no se encontrarán con otras que hayan sido programadas previamente.

Conclusión

Los softwares de programación musical son herramientas muy poderosas que ayudan a lograr playlists balanceadas, con una buena ‘curva musical’ y una gran variedad de géneros, ritmos y artistas. Evita que se repitan las canciones a la misma hora de ayer y puede ayudar a separar artistas de sí mismos, canciones con géneros parecidos o parejas de canciones demasiado lentas o demasiado rápidas, entre muchas otras opciones.

Muchos programadores no usan estos softwares por diferentes razones. Yo creo que hay 4 razones en particular:

1. Miedo a las computadoras. Esto se da especialmente entre aquellas personas que no son muy hábiles en el manejo de softwares; gente que le cuesta trabajo entender su instalación y manejo.

2. Configurar el software al inicio es muy dispendioso. Toca crear la estrategia de rotación, hacer los cálculos correspondientes, crear las categorías y los relojes, crear las restricciones y, lo que quita más tiempo: llenar la base de datos con los títulos, intérpretes, duración, ritmo y demás características de todas las canciones.

3. Sentir que un computador no tiene “alma”. Eso se lo he escuchado a muchos grandes programadores y tienen razón. Lo que no entienden es que uno no debe dejar que el software haga la programación, que decida lo que va a sonar. Eso lo debe hacer el programador, quien le debe dar las órdenes correctas a la máquina para que cumpla con sus expectativas.

En pocas palabras: un software de programación simplemente hace lo que el programador le diga. Si sale un error, si la programación no sale como se esperaba, la culpa no es de la máquina sino de quien la maneja.

4. El costo. Por tratarse de un software muy especializado, que maneja cientos de opciones, y habiendo muy pocos proveedores, su costo llega a ser muy alto, de miles de dólares al año.

A pesar de lo anterior, muchos gerentes no entienden que la programación musical es el alma de la emisora. Es su producto principal. Es la herramienta clave para lograr enganchar a los oyentes.

Los locutores, los animadores, la ingeniería, las campañas promocionales, los concursos, incluso los programas son importantes para la radio musical, pero por muy buena calidad de sonido que se tenga, por muy buenos locutores o programas que haya, si la emisora no tiene una buena programación musical le quedará difícil competir por los primeros lugares.

Señor gerente: no escatime en gastos en cuanto a un buen software de programación. Hay varias opciones. Escoja la que más se adapte a sus necesidades. Instruya y entrene a sus talentos en su manejo. Y tal como invierte en tener los mejores equipos de transmisión, invierta unos dólares en un buen software de programación.